Contabilidad: “El Corazón de la administración”

El presente ensayo buscara dar a conocer la importancia de la contabilidad a la hora de administrar y basa su idea principal en explicar la relación entre la contabilidad y la administración, de porque es importante para el administrador emplearla, ahora se preguntaran el porque del titulo de este ensayo, simple es para hacer una analogía con el funcionamiento del cuerpo humano, en este caso la administración vendría a ser el cerebro y la contabilidad el corazón, puesto que el cerebro necesita que el corazón bombee la sangre porque si no deja de funcionar, bueno algo parecido pasa en la administración porque si el administrador no cuenta con la información que le brinda la contabilidad para efecto de toma de decisiones dentro de la organización, no podrá administrar, es decir la contabilidad ayuda a la administración, a la creación de políticas para la planeación y control de las funciones de una empresa. Sobre el papel con esta breve introducción parece todo muy sencillo, sin embargo podemos darnos cuenta que en muchas organizaciones no le prestan la importancia debida a la información contable.

¿El Administrador puede tomar decisiones sin utilizar la información contable?

Me anticipo a responder y decir que si, tomando en cuenta que en muchos casos las organizaciones son dirigidas por “Administradores” empíricos, que desarrollan el arte de administrar basándose en su experiencia, pero sin los conocimientos que brinda la administración científica, es decir dichas organizaciones no fueron concebidas científicamente, simplemente arriesgaron y les fue bien, pero no siempre será así puesto estas organizaciones no están preparadas para “sobrevivir”  en el tiempo, justamente por que no tienen una planeación adecuada. Ahora hay que mencionar que la tendencia moderna nos dice que la información contable trata de facilitar las decisiones de los administradores, pasando del aspecto histórico al de planeación y control, desempeñando doble papel dentro de las funciones de la empresa, primero como herramienta básica de la administración y segundo, como parte integrante de la misma. Con lo anteriormente mencionado ahora la pregunta correcta seria ¿Se puede tomar decisiones CORRECTAS sin utilizar la información contable?

Bueno en este caso la respuesta es NO, ahora me preguntaran ¿porque? paso a sustentar mi respuesta. La contabilidad en la administración se ocupa de la comparación cuantitativa de lo realizado con lo planeado, analizando cada área de la empresa. Incluye todos los procedimientos contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada área. Gracias a la información contable podremos reportar las actividades de los departamentos, equipos, tipos de inventarios y otras subdivisiones de la compañía. La información que se obtiene de la contabilidad es rápida y oportuna para el administrador facilitándole la toma de decisiones en un tiempo preciso, es decir sino no contáramos con los datos que se obtiene con la información contable no podríamos tomar decisiones y dejaríamos pasar muchas oportunidades.    

“…Peter Drucker hace dos afirmaciones básicas. Primero, afirma que pocos factores son tan importantes para la actuación de la organización como la medición. Segundo, lamenta el hecho de que la medición sea el área más débil de la administración en muchas empresas.”

Cabe mencionar que la contabilidad le facilita al administrador información de uso interno, nos permitirá evaluar la eficiencia de cada área en relación a la productividad y al costo. Ahora me dirán que en párrafos anteriores mencione que la contabilidad le facilita la tarea al administrador al momento de hacer la planeacion y el control. Primero mencionare desde mi punto de vista como incide en la planeación, partiendo del PCGA de Empresa en Marcha, que se refiere a todo organismo económico cuya existencia tiene vigencia y proyección, esto se basa en la presunción de que la organización seguirá sus operaciones por un tiempo indefinido, bueno cuando se hace la planeación de una organización esta se hace proyectando que la empresa permanezca vigente en el tiempo, pues de lo contrario no tendría sentido formar una empresa para que desaparezca apenas nace, con este ejemplo sencillo creo que he podido explicar la incidencia de la información contable al momento de realizar la planeación. A continuación paso a mencionar como incide en el proceso de control, la contabilidad facilita al administrador la información para poder ver si se esta cumpliendo con lo establecido en la planeación, por medio de ella podemos evaluar los resultados, es decir podemos ver la eficiencia de los resultados obtenidos. Ahora me toca mencionar como incide en la toma de decisiones, basando mi respuesta en los PCGA les puedo decir el principio de Ente que me dice: una cosa soy yo y otra la empresa, esto ayuda al administrador a no mezclar sus obligaciones con las obligaciones de la empresa, por ejemplo las deudas personales no se pueden ser grabadas como deudas de la empresa porque generaría una distorsión en los EE.FF y se estaría generando una mala data y por lo tanto al tener una mala información se estaría tomando una mala decisión, otro principio que se aplica es el de Costo o Valuación al Costo, que nos indica que se trata de todos los desembolsos en que se incurren hasta colocar un bien en condiciones de uso, por ejemplo si adquirimos una maquina desmotadora de algodón en S/. 3.000, y por otros conceptos como flete e instalación se desembolsan S/.2.000, se debe de grabar S/.5.000 por concepto de la adquisición de esta maquina ya que si grabamos solo los S/.3.000 y obviamos los S/. 2.000 estaríamos distorsionando también la información contable y como consecuencia de ello tomando una decisión equivocada. Ahora podemos mencionar que en la actualidad estamos viviendo cambios tecnológicos casi a diario y hay que adaptarse a estos, o que también los sistemas de información de hoy en día no son los mismos de hace 10 años atrás, sistemas de información como los ERP que pretenden utilizar la información a través de toda la organización en áreas como producción, compras, administración, contabilidad, almacén, entre otras. Gracias a este sistema integrado las barreras de información entre las diferentes áreas tienden a desaparecen. Al integrarse la información manejada por todas las áreas se va beneficiar a toda la organización. En la actualidad son muchas las empresas que están iniciando su primer contacto con los modernos sistemas de información ante la necesidad de mantenerse competitivas.  Ahora habría que preguntarse si todas las empresas se encuentran preparadas para adaptarse a este nuevo sistema información ya que muchas organizaciones aún continúan trabajando con maquinas de escribir o con computadores 386 que no les van a servir para utilizar este nuevo sistema de información. Ahora habría que preparar a dichas organizaciones para que se adecuen al entorno de hoy en día para que puedan sumergirse en este mundo competitivo y de esta manera puedan competir de igual a igual con otras organizaciones.

En la actualidad la situación y el futuro que se avecina muestra que la tarea no esta tan fácil para los Administradores encargados de dirigir las organizaciones porque tienen que prever los cambios que se puedan dar en el mercado para poder adaptarse rápidamente a los cambios que se den. Pero como van a poder hacer esto, simplemente sabiendo utilizar de forma adecuada la información que le brinda la contabilidad.

Ahora con lo mencionado anteriormente sobre la nueva tendencia y con los sencillos ejemplos utilizados, he tratado de explicar la importancia de la información contable para el administrador, ahora queda en mano de los administradores y las organizaciones tomar en cuenta la información contable, para que sus decisiones sean acertadas. En conclusión si no se cuenta con la información contable no se puede planificar, no se puede controlar y no pueden tomar buenas decisiones, por lo tanto administradores queda en sus manos decidir el futuro de sus organizaciones así de sencillo.